1. ¿En
qué consiste la función de aprovisionamiento?
La función de
aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la
actividad de la empresa (producción y/o venta) y almacenarlos mientras se
inicia cada proceso de producción o comercialización.
El objetivo global de la
función de aprovisionamiento es suministrar al departamento de producción los
materiales necesarios (materias primas, recambios, envases...) para la
fabricación y al departamento de ventas los productos que ha de comercializar,
además de organizar las diferentes existencias que se generan en este proceso.
Habitualmente se encarga de este proceso el departamento de compras o de
aprovisionamiento.
La función de aprovisionamiento
se compone de tres aspectos fundamentales: compras, almacenamiento y gestión de
inventarios.
• En primer lugar, el encargado
de realizar las compras de productos que necesita el departamento de producción
o el departamento comercial (dependiendo de si la empresa es productora o es
comercial) ha de tener en cuenta: el precio, la calidad, el plazo de entrega,
las condiciones de pago, servicio pos venta, etc. Esto implica hacer una óptima
selección de los proveedores para rentabilizar al máximo estas variables, que
determinan la realización de las compras.
• En segundo lugar, la función
de aprovisionamiento implica disponer de almacenes para guardar los productos
comprados hasta que el departamento de producción los necesite. Una vez que se
ha fabricado el producto, éste también se ha de almacenar mientras el
departamento comercial no lo venda a sus clientes. Para todo esto se necesita
un espacio físico donde ordenar y guardar convenientemente los productos
comprados o fabricados, es decir, un sistema organizativo para clasificar y
gestionar las existencias almacenadas.
• Y en tercer lugar, es
necesario desarrollar un sistema de gestión de inventarios, que tiene como
objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y el
ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa para la producción y
la comercialización.
Por todo ello, la función de
aprovisionamiento supone un período de tiempo, ya que hay un conjunto de
actividades que tienen un orden cronológico. Así pues, podemos considerar el
ciclo de aprovisionamiento como el periodo que existe entre la realización de
la compra y el momento en que son entregados los productos vendidos a los
clientes.
El modelo Wilson es uno de los primeros intentos
de racionalizar la gestión de inventarios. Se desarrolló por primera vez por
F.W. Harris en los primeros años del siglo XX. Es un supuesto pensado para
empresas que se aprovisionan mediante pedidos cuyo precio está fijado con
independencia de la cantidad transportada.
3.
Modelos
ABC y JUST IN TIME
Modelo ABC:
Existen numerosas empresas que tienen una
gran variedad de productos, ni todos son igual de importantes ni se les puede
destinar el mismo tiempo ni los mismos recursos.
El modelo ABC clasifica por importancia
relativa las existencias de una empresa:
·
Existencias
A: Son las mercancías más importantes. No son los artículos más numerosos
(pueden formar el 20% de las existencias aproximadamente), pero si los más
valiosos (pudiendo llegar al 80% del valor total de las existencias). Son
existencias que hay que controlar minuciosamente ya que son esenciales en la
marcha de la empresa.
·
Existencias
B: Son menos importantes que las anteriores, su número es algo mayor pero su
valor en relación al valor total del almacén es mucho menor, aproximadamente
entre el 10% y el 20%. Hay que controlarlas de forma adecuada, pero no de forma
tan estricta como las primeras.
·
Existencias
C: Son numéricamente las más abundantes, representando aproximadamente la mitad
de las mercancías, pero su valor no suele superar el 10% del valor total del
almacén. Por supuesto que hay que controlarlas, pero de forma más simplificada
y generando menos costes.
Modelo JUST IN TIME:
Just in time "literalmente quiere
decir "Justo a tiempo". En la propia definición se encierra la
filosofía que va a desarrollar el sistema. El sistema pretende que las
existencias (materias primas, componentes, productos semiterminados y
terminados) lleguen al proceso de fabricación justo a tiempo, a medida que son
necesarios. Si se consiguen eliminar los costes de almacenamiento se consigue
un ahorro enorme, una ventaja competitiva extraordinaria.
La implantación del sistema just in time
es más compleja de lo que parece y requiere de la implantación de diversos
conceptos entre los que debes conocer:
- T.P.M o total mantenimiento productivo. Se
debe buscar la máxima eficiencia de la producción, evitando el empleo de recursos.
Innecesarios. Es necesario un tratamiento preventivo de la maquinaria que
minimice las averías y evite defectos de calidad.
- Control estadístico de procesos. A
través del empleo de gráficos y estadísticas se tratarán de identificar
paradas, cuellos de botella y otros tipos de espera que puedan ser corregidos.
- Simplicidad en los procesos. Esto
permitirá acortar los tiempos muertos y eliminar cuellos de botella que
aparecen con mayor facilidad en procesos complejos.
- Kanban. Es una tarjeta normalizada que
tiene por objeto reponer los productos a medida que se consumen.
- Una relación fluida con los proveedores
que de especial importancia al cumplimiento de los plazos de entrega.
Para la comprensión del método JIT se
compara a la empresa con un barco, a un río con el nivel de las existencias y a
los escollos con los problemas. Si al reducir los stocks se empiezan a
encontrar problemas (de puntualidad en las entregas, averías, una demanda
irregular....) la solución tradicional era aumentar el caudal del río y evitar
los problemas. El Just In Time propone eliminar los escollos, buscar nuevas
rutas... siempre con el objetivo de navegar con el caudal mínimo.
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